機密文書や書類の廃棄・安全管理は山清ドキュメントサービスにお任せください。
東京事務所:〒101-0032 東京都千代田区岩本町1-1-6渡東ビルディングANNEXⅡ 301号
導入事例
総務・人事・経理部等の管理部の事例
社内に溢れる個人情報・機密書類の整理整頓し個人情報対策・コンプライアンス環境整備・コストダウンに大きく貢献。
導入のポイント
定期的に実施している文書保管整理を既存業者から山清ドキュメントサービスに切り替えセキュリティ強化、コストダウン、環境保護それら全て実現。
どの会社でも定期的に行っている社内文書の整理。毎年同じ業者に保管・廃棄を依頼していませんか？
今年4月に施行されました個人情報保護法により個人情報を持った書類はセキュリティを備えた倉庫での保管、完全に情報を抹消できる施設での廃棄を行わなければ、万が一の時にその責任が会社特にその担当部署に振りかかります。
山清ドキュメントサービスでは、セキュリティ万全のセキュリティセンタでの保管、文書箱毎データを抹消できる溶解処理場による溶解廃棄を実現する事に加え、コストダウンも可能となり、間接部門として社内に大きな貢献をいたします。
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ハイセンシティブな個人情報である社内人事・採用情報を一定期間セキュリティセンタで保管後溶解処理し完全廃棄。
人事部は社内で一番多く機密文書類が集まる部署です。個人情報保護法では、社内の個人情報に関しても例外なく対象となっております。社内人事考課表、給与明細表控え、採用者・不採用者の情報・履歴書類、どのような保管・廃棄管理を行っておられますか？ 山清ドキュメントサービスでは短期間でもそれらの機密書類の保管を行っており、その後溶解施設で完全に抹消し、溶解証明書を発行いたしますので、人事ご担当様はご安心ください。
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日々増え続ける伝票類、社内に山積みされている文書箱を山清ドキュメントサービスに預け、必要な書類は電話一本で直ぐに入手でき省スペースを実現。
経理部には社内で一番多くの書類が集まります。各部署から提出される伝票類、請求書、月次経営報告書、予算報告書など等。それらの書類は、全て機密書類であり、法的な保存期間もあります。その為、社内で一番多くキャビネットや保管スペースを使用しているのも経理部門です。山清ドキュメントサービスでは、使用頻度が少なくなった書類をセキュリティセンタでお預かりし、社内の省スペース化を実現いたします。お預けになった書類でも必要になりましたらお客様ご指定のフォーム（FAX、PDF、現物郵送）にて直ぐに送付いたします。
取引先情報、経理書類、個人情報、機密書類、、、企業には重要な書類が沢山！
取引先情報、経理書類、個人情報、機密書類、、、企業には重要な書類が沢山！
社内に溢れる個人情報、機密書類の整理整頓をして、個人情報対策、コンプライアンス環境整備、コストダウンに大きく貢献。
社内に溢れる個人情報、機密書類の整理整頓をして、個人情報対策、コンプライアンス環境整備、コストダウンに大きく貢献。
アイコンの説明
- 書類引取りサービス
- 御社の書類を当社専用車両、又は提携の運送会社にて引取りに伺います。定期的に首都圏と富士を運行しておりますので、お安く対応が可能です。
- 書類バーコード管理
- 文書の入庫時、箱単位でバーコード付けします。また、棚もバーコードでID化されており、棚入れの際、ハンディスキャナで記録、文書保管専用ソフトで管理されますため、スムーズな出庫が可能です。
- データ化サービス
- 保管書類をスキャニングや入力により文書・書類をPDFファイルやその他ファイルにデータ化します。保管文書がを急に必要になったときには電子メールで送信しますので、低コストでスムーズな対応が可能です。
- 溶解サービス
- 廃棄処理は機密文書処理実績のある提携製紙工場の「機密文書処理システム」にて溶解処理され、再生紙として再利用されます。セキュリティセンタから直接配送されますので、運送時の情報漏えいの心配がありません。溶解サービス詳細はこちら
- セキュリティセンタ
- 機密文書専用の保管倉庫です。指紋認証システム、監視カメラ・赤外線センサーを導入した高次元な当センタは、高い「機密性」と「信頼性」が自慢です。セキュリティセンタ詳細はこちら
- ファイル検索サービス
- お客様が必要な書類・ファイルを、弊社のデータベースより検索。書類の返送又はデータ化したPDFファイルにてメール送信します。ファイル検索サービス詳細はこちら
- セキュリティボックス
- 処分したい書類が大量にある場合、処分書類専用のセキュリティボックスをご用意します。処分書類を納めたボックスは、未開封のまま溶解処理場へ直接送られ、そのまま溶解処理されるので、安全・安心です。セキュリティボックス詳細はこちら
- 溶解証明書の発行
- 溶解処理された書類は「溶解証明書」が発行され、お客様の元へ送付されます。
お問い合わせ
当社は、万全のセキュリティを備えた当社セキュリティセンタを中心に、文書保管にまつわる全てのサービスをワンストップにて提供いたします。
その他のサービスなど詳しくは、お気軽にお問い合わせください。