首都圏の会社様に朗報!総務担当は楽々安心、機密文書の保管から管理は山清倉庫
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導入事例

各テナントにセキュリティボックスを設置し、山清ドキュメントサービスが引き取り後、そのまま溶解いたします。
証明書も発行されますので、セキュリティレベルが向上し、ビル管理会社様の付加価値も向上いたします。

ビル管理会社・不動産会社の事例

個人情報保護法案設置により各テナント様が個人情報関連の書類の処分に困っております。専門業者の紹介にとどまらず、この機会をとらえ機密書類の廃棄処分新サービス付加で他社をリード。

導入のポイント

ビル内又は各テナント様事務所内にセキュリティボックスを設置し新サービス導入により収益の向上。

個人情報保護法施行により各テナント様はシュレッターの購入、社内教育・管理者の設置など通常業務に加え多忙な状態です。ビル管理会社様には個人情報・機密文書類の保管・廃棄処分の問い合わせが多数あります。ビル管理会社様はそうのような機密文書のハンドリングはリスクを伴うため取り扱わない会社様も多いと思いますが、この環境の変化をチャンスと捉え山清ドキュメントサービスが新サービスのご提案をいたします。
管理ビル内あるいはテナント様事務所内にセキュリティボックスを設置し、日々テナント様より発生する個人情報・機密文書類を格納いたします。当社専用トラックが定期的にセキュリティボックスの回収をいたします。当社はビル管理会社様と一括で契約させて頂くため、割安な料金設定をさせて頂きます。

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テナント様に対してはビルの安全性と利便性をアピール。溶解証明書を発行によりテナント様もご安心。

テナント様は、面倒なシュレッターをすることなく事務所内のセキュリティボックスに個人情報・機密書類をファイル毎投入でき業務効率化が図れます。
事務所内にセキュリティボックスを設置していないテナント様は、ビル管理会社様が管理室内に設置する各社共有セキュリティボックスを利用することができます。必要に応じ溶解証明書も発行いたしますのでご担当者様もご安心できます。

●1箱からでも厳重に管理いたします。こちら市役所、銀行、病院などのお客様にもご利用いただいております。
●1箱からでも確実に溶解処理いたします。こちら官公庁、金融機関などのお客様にもご利用いただいている施設です。


ビルのゴミ置き場に機密文書を捨てていたため、セキュリティレベルが低かった。

● ビルのゴミ置き場に機密文書を捨てていたため、セキュリティレベルが低かった。
● 煩わしい文書管理作業の省力化。探すのに時間がかかる、保管期間の管理の手間を解決いたします!
● オフィススペースの有効活用。
● 移設・保管コストの経費削減。お見積り無料です。

山清ドキュメントサービスでは、カルテの保管、電子化、閲覧サービスまでをワンストップで提供いたします。

今まで

これからは

「簡単・早い・確実な一括管理サービス」

入庫(新規)から出庫(貸出)・再入庫(返却)・廃棄(末梢)までコンピューターで一括管理いたしますので在庫状況の把握や検索が容易にできます。お客さまは機密文書お預かり票をご記入して頂くのみです。後の作業は全て弊社にお任せください。

「機密文書お預かり伝票」

予め、会社名・住所・廃棄予定日は印字いたします。右覧のみお客さまにご記入をいただきます。
その他は、弊社にすべてお任せください。
一箱から、管理いたします。


「バーコードで読み取り」

文書箱と保管棚のバーコードをハンディスキャナで読み取ります。↓

●保管庫の24時間オンライン警備体制で安全・安心

  • 保管庫に上がるための切り替えキ-設置。

  • 保管庫入退室は、セキュリティカード並びに指紋による
    個人認識システムで厳重に管理。

  • 高感度監視カメラ・赤外線センサー:保管庫内にカメラ設置。
    扉の開閉ごとに30秒間の自動録画。


「データ送信」

文書箱登録・末梢や入出庫処理を行うと共に、在庫一覧表・廃棄一覧表で状況が把握できます。

■在庫一覧表
入庫(新規)時に当社が作成し、毎月最新版をお届けいたします。廃棄予定一覧表は、廃棄予定の2ヵ月前にお客様へご連絡いたします。
お客さまは、ご確認作業のみです。



アイコンの説明
書類引取りサービス
御社の書類を当社専用車両、又は提携の運送会社にて引取りに伺います。定期的に首都圏と富士を運行しておりますので、お安く対応が可能です。
書類バーコード管理
文書の入庫時、箱単位でバーコード付けします。また、棚もバーコードでID化されており、棚入れの際、ハンディスキャナで記録、文書保管専用ソフトで管理されますため、スムーズな出庫が可能です。
データ化サービス
保管書類をスキャニングや入力により文書・書類をPDFファイルやその他ファイルにデータ化します。保管文書がを急に必要になったときには電子メールで送信しますので、低コストでスムーズな対応が可能です。
溶解サービス
廃棄処理は機密文書処理実績のある提携製紙工場の「機密文書処理システム」にて溶解処理され、再生紙として再利用されます。セキュリティセンタから直接配送されますので、運送時の情報漏えいの心配がありません。溶解サービス詳細はこちら
セキュリティセンタ
機密文書専用の保管倉庫です。指紋認証システム、監視カメラ・赤外線センサーを導入した高次元な当センタは、高い「機密性」と「信頼性」が自慢です。セキュリティセンタ詳細はこちら
ファイル検索サービス
お客様が必要な書類・ファイルを、弊社のデータベースより検索。書類の返送又はデータ化したPDFファイルにてメール送信します。ファイル検索サービス詳細はこちら
セキュリティボックス
処分したい書類が大量にある場合、処分書類専用のセキュリティボックスをご用意します。処分書類を納めたボックスは、未開封のまま溶解処理場へ直接送られ、そのまま溶解処理されるので、安全・安心です。セキュリティボックス詳細はこちら
溶解証明書の発行
溶解処理された書類は「溶解証明書」が発行され、お客様の元へ送付されます。

お問い合わせ

当社は、万全のセキュリティを備えた当社セキュリティセンタを中心に、文書保管にまつわる全てのサービスをワンストップにて提供いたします。
その他のサービスなど詳しくは、お気軽にお問い合わせください。