機密文書や書類の廃棄・安全管理は山清ドキュメントサービスにお任せください。
東京事務所:〒101-0032 東京都千代田区岩本町1-1-6渡東ビルディングANNEXⅡ 301号
導入事例
医療機関の事例
患者様の大事なカルテは、病院の財産です。インフォームドコンセントにより保存期限が従来の５年から１０年に延長される動きもあり、膨大なカルテの管理が重要性を増しております。
導入のポイント
閲覧頻度の低い古いカルテは、山清倉庫セキュリティセンタに格納し省スペースを実現
企業活動では個人情報保護が問われておりますが、膨大な量のカルテにてカルテ室は常に満タン状態となってしまいます。置き場に困りカルテ室が整理できず、大事なカルテの紛失があるかもしれません。
企業活動では個人情報保護問われておりますが、病院も例外ではございません。一方昨今の情報公開義務のためカルテ現物の保存期間が10年へ延長の動きです。また病院によっては信頼性を重視し独自に永年保管のポリシーを打ち出しております。
山清ドキュメントサービスでは、使用頻度の低い古いカルテをセキュリティセンタにお預かりし、病院内カルテ室の空きスペースを実現いたします。セキュリティセンタは、機密性はもちろんのこと、お預かりしたカルテが万が一必要となった場合には、バーコード管理されているために素早く必要カルテを見つけ出し、スキャナにてPDF化しイメージ化されたカルテを電送いたします。
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閲覧頻度の高いカルテは、ドキュメントスキャナーでデジタル化し検索性向上
古いカルテを倉庫に格納しスペースを確保しても日々増え続けるカルテにてスペースはすぐ一杯になってしまうでしょう。そこで山清ドキュメントサービスでは紙のカルテを高速スキャナーにてデジタル化（イメージ）し、デジタル化後の紙カルテはセキュリティセンタ内に格納いたします。
新しいカルテはデジタル化されているので必要なときに病院内PCにて検索が可能です。また当社提携のシステム会社による高速かつセキュリティにすぐれた検索システムの提供も可能です。
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不要となったカルテは箱ごと溶解し万全のセキュリティ
法定保存期間が過ぎた古いカルテはセキュリティセンタから直ぐそばの提携溶解処理場に直送し抹消いたします。溶解証明書を発行いたしますので情報漏えい対策も万全です。
膨大なカルテを管理する保管スペースの確保が難しい。
膨大なカルテを管理する保管スペースの確保が難しい。
山清ドキュメントサービスでは、カルテの保管、電子化、閲覧サービスまでをワンストップで提供いたします。
山清ドキュメントサービスでは、カルテの保管、電子化、閲覧サービスまでをワンストップで提供いたします。
アイコンの説明
- 書類引取りサービス
- 御社の書類を当社専用車両、又は提携の運送会社にて引取りに伺います。定期的に首都圏と富士を運行しておりますので、お安く対応が可能です。
- 書類バーコード管理
- 文書の入庫時、箱単位でバーコード付けします。また、棚もバーコードでID化されており、棚入れの際、ハンディスキャナで記録、文書保管専用ソフトで管理されますため、スムーズな出庫が可能です。
- データ化サービス
- 保管書類をスキャニングや入力により文書・書類をPDFファイルやその他ファイルにデータ化します。保管文書がを急に必要になったときには電子メールで送信しますので、低コストでスムーズな対応が可能です。
- 溶解サービス
- 廃棄処理は機密文書処理実績のある提携製紙工場の「機密文書処理システム」にて溶解処理され、再生紙として再利用されます。セキュリティセンタから直接配送されますので、運送時の情報漏えいの心配がありません。溶解サービス詳細はこちら
- セキュリティセンタ
- 機密文書専用の保管倉庫です。指紋認証システム、監視カメラ・赤外線センサーを導入した高次元な当センタは、高い「機密性」と「信頼性」が自慢です。セキュリティセンタ詳細はこちら
- ファイル検索サービス
- お客様が必要な書類・ファイルを、弊社のデータベースより検索。書類の返送又はデータ化したPDFファイルにてメール送信します。ファイル検索サービス詳細はこちら
- セキュリティボックス
- 処分したい書類が大量にある場合、処分書類専用のセキュリティボックスをご用意します。処分書類を納めたボックスは、未開封のまま溶解処理場へ直接送られ、そのまま溶解処理されるので、安全・安心です。セキュリティボックス詳細はこちら
- 溶解証明書の発行
- 溶解処理された書類は「溶解証明書」が発行され、お客様の元へ送付されます。
お問い合わせ
当社は、万全のセキュリティを備えた当社セキュリティセンタを中心に、文書保管にまつわる全てのサービスをワンストップにて提供いたします。
その他のサービスなど詳しくは、お気軽にお問い合わせください。