昨今、ウィルスの流行や働き方改革等で、リモートワーク・テレワークが注目されています。
それに伴い、オフィスを 省スペース化・小規模化 している企業様が多くいらっしゃいます。
そんな中で問題になるのは、狭いオフィスでの 紙文書の保管場所 です。
また、リモートワーク・テレワーク中に出社しなければならない理由として一番多いのが「紙書類の確認」ということで、今後は 書類の電子化 が課題となります。
山清倉庫では、書類の保管・廃棄 、電子化 、セキュリティボックスの設置 など、リモートワーク・テレワーク化 をご提案します。
とある個人事務所のお悩み
会社法で定められた期間保管が必要な書類が多数あるが、書類棚のスペースにも限りがあり、管理に困っている。文書によって保管年数が異なるので、管理し切れていないのが現状。
文書にはクライアントの個人情報も含まれるので、期間の過ぎた文書を手元に置くリスクと廃棄の方法もよく分からず、文書保管と廃棄の問題に頭を悩ませている。
資格を持ったエキスパートがセキュリティ万全な倉庫で文書を徹底管理します。
在庫リストを作成する必要はなく、簡単なお預かり票の記入だけでOK。
文書は番号で管理しているので、必要になれば電子化や郵送でお戻しすることができます。
地価の低い土地(静岡県富士市)での保管ですので、保管自体のコストを低レベル化することができます。
保管期限切れの文書箱は指定された廃棄年月日に廃棄処分します。
（廃棄のみの場合、東京までの引き取りと廃棄で１箱１２００円から承ります）
機密文書の保管事例
デジタル対応できず、テレワーク・リモートワーク断念
テレワークに関する調査結果に「テレワーク経験者の64.2％が、紙書類の確認や押印などでやむなく出社した経験がある」とある。
遠隔で働いていても、会社でしかできない作業が発生するため、業務上の課題になっているという。
テレワーク実施に伴う業務上の課題についての調査
（2020年3月4日アドビシステムズ調べ）
文書電子化化配信サービスでは、機密保管庫に保管された文書を電子文書の標準PDF化し、電子メールでお送りいたします。お客様からの参照依頼からスピーディーに対応でき、トラック便と比較して物流コストを解消。また、原本は機密保管庫より外部に出ることはないため高次元なセキュリティレベルを保つことができます。
クラウド上で共有したり、ノートPCやタブレット・スマホでも閲覧できるため、働く場所を選びません。
PDFファイルは高レベルで暗号化し、漏洩事故を防止します。
オフィス内や倉庫にかさばる書類の山もスッキリ。
カテゴリ分けやファイル名検索ができるようになるため、書類をさがず手間が大幅に短縮されます。
文書PDF配信サービスでは、参照依頼から約30分で文書をPDF化し電子メールでお届けすることが可能です。
文書を運送する必要がなく原本は常に高次元なセキュリティでガードされた保管庫からでることがありません。文書のPDF化、配信にはセキュリティーに精通した専門スタッフが行います。
テレワーク化に伴い、
オフィスのスペース確保で見直しを
テレワーク化に伴い、オフィスを小規模化。
これまでリースしていたシュレッダーを返却するにあたり、機密書類廃棄のセキュリティの問題が浮上。
クライアントの機密情報なども扱っているので、シュレッダーなしで企業ゴミで捨てることができず困っている。
機密文書を簡単廃棄。
クリップも付いたまま入れるだけなので、シュレッダー使用時のストレスがありません。
鍵付きで、機密を保ちながら簡単に廃棄ができます。
騒音もゴミ捨てもないので、作業効率が上がったとのお声を多数いただいていております。
回収の期間もお客様のご都合に合わせて「通常は3ヶ月に一度、年度末など大量の廃棄の際には月に一度」などご要望にお答えします。
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